Het cartularium van de abdij van TongerenWaar en hoe werden en worden oorkonden bewaard?

De middeleeuwers waren zuinig op hun oorkonden, omdat ze letterlijk erg waardevol waren. Ze werden zorgvuldig bewaard in een grote kist of kast (logisch zou je zeggen, maar bedenk wel dat er in kerken, kloosters en kastelen maar heel weinig meubels stonden).
Toen de productie van oorkonden in de twaalfde-dertiende eeuw alsmaar toenam, kwamen er steeds meer edelen, bisschoppen, kloosters en steden die er een speciaal kantoor voor inrichtten. Daar werden geleerde mensen aan het werk gezet om alle administratie van het hof, de kerk of het klooster bij te houden, nieuwe oorkonden te schrijven en de oude oorkonden goed te bewaren (bijvoorbeeld in een cartularium waarin de oorkonden overgeschreven werden, zoals het prachtig versierde cartularium van de abdij van Tongerlo op de foto hiernaast).

Maar hoe goed men ook zijn best deed om het archief op orde te houden, in de loop van de eeuwen is het grootste deel van de middeleeuwse oorkonden en boeken verdwenen. Zo'n verloren gegane oorkonde waarvan we weten dat hij bestaan heeft, maar de precieze tekst niet meer kennen, noemen we een 'deperditum'.
Een van de redenen waarom oorkonden en boeken verloren raakten, waren grote branden die hele steden, kastelen en kloosters in de as legden. Maar vaak ook zagen de beheerders van de kanselarijen het belang van al die oude documenten niet meer in. Ze konden de teksten niet meer lezen of de afspraken van honderden jaren eerder waren allang door nieuwe vervangen. Net zoals de verroeste harnassen en zwaarden van de ridders werden weggegooid of omgesmolten zodra ze niets meer waard waren, werden ook veel oorkonden opgeruimd. Soms werden ze gewoon weggegooid, maar vaker nog werden ze gerecycled. Het oude perkament was nog steeds stevig genoeg om de omslagen van nieuwe boeken mee te verstevigen of ze werden versnipperd en in kookpotten gedaan om er lijm van te koken.
Soms vinden onderzoekers bij toeval oude teksten of andere interessante middeleeuwse schatten terug, zoals de tekstrol in Mechelen en de schat op de zolder van de Munsterkerk in Roermond.
Op de foto links zie je een zeventiende-eeuws boek waarvan het leren omslag van de kartonnen versteviging is losgeraakt (en op de foto opengeklapt). Om het leer te beschermen tegen de touwtjes waarmee de boekband bij elkaar gehouden wordt, zijn kleine perkamenten snippers van een middeleeuwse oorkonde aangebracht.

Archieven
De wetenschap ziet tegenwoordig de waarde van oude boeken en documenten wel in. Die geven ons de kans om ons verleden te begrijpen en daarmee indirect ook het heden; de wereld zoals die er vandaag uitziet, is immers gevormd in het verleden.
De middeleeuwse oorkonden zijn erg kwetsbaar. Vocht, licht, temperatuur, schimmels en papiervisjes (een klein insectachtig beestje dat dol is op papier en perkament) kunnen onherstelbare schade aanrichten. Daarom worden ze bewaard in archieven die met moderne technieken voor de best mogelijke bescherming zorgen. Dikke muren en stevige fundamenten moeten de gebouwen behoeden tegen aardbevingen, branden en andere natuurrampen. Van binnen zijn de archieven ingericht met brandwerende deuren, een geavanceerde klimaatbeheersing en alarmsystemen. De oude documenten worden bewaard in zuurvrije omslagen en dozen, in kasten die bij elkaar opgeteld vaak vele kilometers archiefstukken herbergen.
Alle archiefstukken die van buitenaf het gebouw in komen, worden eerst in een quarantaineruimte gezet. Mocht blijken dat er bijvoorbeeld schimmel in de stukken zit, dan wordt dat daar ontdekt. De documenten worden dan eerst behandeld voordat ze definitief in de depots worden opgeslagen. Al deze maatregelen zorgen ervoor dat de archiefstukken in topconditie blijven.
Verder doen archieven hun best om hun schatten zoveel mogelijk te digitaliseren. Dat maakt het niet alleen makkelijker voor de onderzoekers om de informatie die ze zoeken te vinden, maar het voorkomt ook dat de oude oorkonden en boeken beschadigd raken. Alles wat gedigitaliseerd is, hoef je immers niet meer voor elk onderzoek uit de kast te halen, met alle risico's van dien.

De foto hiernaast is gemaakt in het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven. Links zie je een kast met liggend de bruine zuurvrije archiefdozen waarin de oorkonden en andere archiefstukken bewaard worden. De stellingkasten staan tegen elkaar en kunnen met de zwarte stuurwielen makkelijk verplaatst worden. Op die manier kun je 60% meer kasten in de ruimte kwijt.
Het archief is in kleine, vuurdichte ruimtes verdeeld, zodat als er per ongeluk brand uitbreekt die maar een klein deel kan aantasten. Tussen de ruimtes zijn dubbelwandige stalen deuren van 15 cm dik geplaatst. Overdag staan de tussendeuren open, maar zodra het gebouw sluit, gaan ze dicht. En als er brand uitbreekt, gaan ze ook automatisch dicht. Je moet dan maken dat je weg komt!
De vloeren zijn 30 cm dik en kunnen 1000 kg per vierkante cm dragen.
De rode brandblusser bevat koolzuursneeuw. Als je daarmee blust, kun je de oude documenten nog redelijk goed restaureren.
Onder het blusapparaat zie je een wit doosje. Dat is een insectenval. Die worden geregeld gecontroleerd of er geen beestjes in zitten, zodat er direct actie ondernomen kan worden om het hele archief insectenvrij te maken. Gelukkig hoeft dat zelden of nooit te gebeuren, maar je kunt er maar beter op voorbereid zijn!